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哈尔滨石油学院固定资产管理办法
第一章 总 则
第一条 为了加强固定资产管理,防止学院资产流失,
保障学院各项工作的正常开展,根据有关规定,结合我院实际情况,特制定本暂行办法。
第二条 固定资产管理工作的主要任务是保证教学、科研等各项工作的需要,充分发挥固定资产的作用,不断提高投资效益。学院要在固定资产购置、验收、使用、维护直至报废的全过程中加强科学管理,使固定资产在整个寿命周期中充分发挥其使用效益。
第三条 固定资产管理的主要内容:固定资产的范围、分类和计价的确定。固定资产的增加、验收、使用、调拨、维护和处置。固定资产清查盘点。固定资产账务处理。
第二章 固定资产管理体制
第四条 学院对固定资产实行“统一领导,归口管理,分级负责,责任到人”的管理体制。即资产处、归口管理部门和资产使用部门三级管理。
第五条 资产处代表学院对学院全部固定资产实施统一管理监督,其主要职责如下:
1、拟定学院固定资产管理办法和工作具体要求。
2、负责全院的固定资产增加、处置等核算工作。
3、组织学院仪器设备、精密仪器设备、大宗物资购置等项目的相关论证、招标、合同等工作。
4、负责、汇总全院年度固定资产采购计划的编制,报送主管院长审批。
5、审核办理固定资产增加、调剂、处置及对外出租、出借等手续。
6、组织学院固定资产的清查和统计工作。
7、会同归口管理部门优化配置固定资产。
8、监督、检查固定资产管理、维护和使用情况。
9、负责全院房源和用房的使用统计、调房工作。
10、负责固定资产管理员的培训和考核工作。
11、对有关资产管理部门和个人提出奖惩建议。
第六条 学院办公室、教务处、图书馆、后勤管理处为学院资产归口管理部门,负责学院固定资产的二级管理。归口管理部门要设专兼职管理员。
1、学院办公室负责行政办公用设备、交通工具、文物、陈列品、医疗设备等资产的日常管理和使用效益的评价工作。具体负责:学院办公室、各院长办公室、教学督导室、学工处、团委、组织人事部、就业办、招生办、宣传部、学报编辑部、科研处、财务处、审计处、资产处、保卫处的固定资产管理工作。
2、教务处负责教学各系、部、室实验室、教室、多媒体教室教学仪器设备及课桌椅、办公家具等日常管理和使用效益的评价工作。负责教学实验室及仪器设备的购置、处置、调剂的论证审批上报工作,推动仪器设备等资产的合理配置工作。负责网络设备及电子设备的购置、处置、调剂的日常管理和技术论证、审核工作。具体负责:教学各系、部、室,实验中心、工程训练中心、网络中心、继续教育学院的固定资产管理工作。
3、图书馆负责学院图书、期刊、各类文献的管理工作。
4、后勤管理处负责学院土地、公用房屋及建筑物的附属设施、植物、炊具、家具等日常管理和使用效益的评价。具体负责基建处、舍务科、食堂管理科、电力通讯科、维修管理科、锅炉管理科、绿化队等部门的固定资产管理工作。
第七条 各系、办、部、处、室、中心等是学院固定资产的具体使用三级管理部门。对本部门占有、使用和管理范围内的固定资产具体实施管理。主要职责如下:
1、设立专兼职资产管理员。管理员要将固定资产实物管理落实到人。把固定资产的使用、保管、维护、保养同时纳入岗位责任制以便监督执行。
2、负责本部门资产账、卡、物的日常管理和清查、登记、统计工作。做到账、卡、物相符。
3、负责本部门资产购置的论证、使用、及处置等申报手续。
4、做好对固定资产实物的数量、使用状况、摆放地点、维修保养、报废、报失等情况进行日常管理及控制。使用部门负责人要创造条件支持管理员工作。
5、管理员对本部门资产数量、价值、使用状况、性能、损毁、移位、变动情况及时向归口管理部门汇报。每年年终向归口管理部门和资产处交工作总结。
第三章 固定资产范围、分类与计价
第八条 固定资产是指一般设备单位价值在500元以上(含500元)、专用设备单位价值在800元以上(含800元),使用年限在一年以上,并在使用过程中基本保持原有物质形态的资产。单位价值虽然未达到规定标准,但是耐用时间在一年以上的大批同类物资(桌、椅、床、凳及各种文、体、器具等),作为固定资产管理。图书按购入册数、期刊装订成册,登记入账(不含运杂费、图书馆期刊装订费)。购入大型设备所带附件同时列入固定资产账。
第九条 固定资产管理范围
学院利用上级补助、本院服务性收入、经营性收入、其他收入等取得的固定资产,以及通过捐赠等形式取得的固定资产,都要纳入学院固定资产管理范围之内。
第十条 固定资产一般分为六大类
1、房屋及建筑物。指占用权和使用权归学院的房屋、建筑及其附属设施。其中:房屋包括办公用房、教学科研用房、学生宿舍、食堂等其他用房。建筑物包括道路、运动场、水池、围墙等。附属设施是指与房屋、建筑物不可分割的,不单独计算价值的配套设施,包括房屋、建筑内的通水、通油、通气管道、通讯、输电线路、电梯、卫生设备等。
2、专用设备。根据学院教学、科研和其它工作需要购置的具有专门性能和用途的设备。如教学设备、实验室设备、影像设备、通讯设备、网络设备、消防设备、文体设备等。
3、一般设备。是指学院办公与教学科研的通用性设备、办公自动化设备、家具、交通工具等。
4、文物及陈列品。是指学院拥有或接受捐赠的用于教学、科研或收藏、展览、陈列的各种文物、古物、字画、纪念物品等。
5、图书、资料。指学院图书馆书籍和各类载体形式的资料。
6、其他固定资产。指不属于上述各类的固定资产。
第十一条 固定资产的计价
1、购入、调入的固定资产,按照实际支付的价款以及为使固定资产达到预期工作状态所支付的包装费、安装费及附加费等。
2、自行建造的设备及已竣工、验收的房屋及建筑物,按照建造所用全部相关支出计价。
3、在原有固定资产基础上进行改建、扩建和增建所发生的支出,减扩建和增建过程中的变价收入后的净增加值,增计固定资产原价。
4、接受捐赠的固定资产,按照同类固定资产的市场价格或根据中介机构评估提供的有关凭证,以及接受时发生的相关费用计价。
5、交换固定资产,按各自的原值或评估价值计价。
6、其他单位投资转入的固定资产,按评估价值或者合同、协议计价。
第四章 固定资产申请、购置(含受赠)
第十二条 购置固定资产,必须由本部门专管固定资产管理员申请经办,非特殊情况,其他人员不能代办。本部门因固定资产管理人员变动,必须办好交接手续并到资产处备案。
第十三条 任何部门和个人,必须按照本部门固定资产计划要求提出申请。申请流程为:
1、使用部门固定资产管理员提交申请单。
2、归口部门负责人签字。
3、分管院长签字。
4、资产处提出意见签字,上报主管院长审批。
第十四条 资产购置坚持按年度计划购置的原则,杜绝采购的随意性和无序性,尽可能发挥资金与设备的使用效率。凡无计划一般均不得进行资产购置。
第十五条 各部门固定资产的购置,应根据教学、科研、行政、生活等实际需要,按轻重缓急,编制年度计划。购置计划的制定采用先下后上,上下结合的程序。每年12月底以前要将本部门下年度固定资产计划上报归口管理部门,归口管理部门上报资产处。
第十六条 凡因原计划遗漏、临时急需或计划用途变更,由使用部门补拟购置计划或提出变更原因、归口申报,各级负责人签署意见后上报资产处,由资产处核实汇总后,上报主管院长特批。
第十七条 对精、贵、稀或大型仪器设备的购置,要认真调查研究。申请部门必须提出可行性论证报告,其内容包括购置理由、效益预测、选型论证、经费来源、安装调试技术、管理使用条件等。资产处会同有关职能部门逐项论证后,上报主管院长审批、招标。
第十八条 所有购置计划,都要经分管院长签字,主管院长审批后,由资产处及相应有关部门共同组织实施。
第十九条 外单位赠予给学院的设备,由资产处办理资产登记入帐手续。办理资产登记时要注明固定资产名称、型号、数量、单价、金额、购置日期等。登记金额按帐单所列金额登记,对确实无法知道准确价格的赠予设备,经资产处及相关负责人核准后,可按重置成本登记入账。
第二十条 学院受赠固定资产设备,要调拨给各使用部门使用的,经资产处同意,院领导审批,酌情调拨。
第五章 固定资产验收
第二十一条 固定资产验收工作流程
1、对已安装完毕的资产由采购人员、归口管理部门、资产处、使用部门及供货商共同参加验收,按照合同约定,对数量、质量、参数、性能等逐项验收核对。
2、对经验收核对无误的资产须填写《固定资产验收单》参加验收的各部门负责人根据验收结果逐一签字。
3、对没有办理验收的资产任何人不能直接拨付使用。
第六章 固定资产使用、维护
第二十二条 各使用部门要加强对仪器设备及设施的使用管理,严格遵守操作规程,注意对仪器设备及设施的保养和维护,按其不同性能要求,分别做好“防潮、防霉、防光、防火、防热、防冻、防震、防腐、防爆、防盗”工作,使仪器设备设施处于良好状态。
第二十三条 对固定资产的检修工作应做到及时、经常,对大型、精密、贵重仪器设备要定期监测、校验、使其性能保持完好、防止事故发生。对房屋构筑物定期勘察、鉴定、修缮,确保使用安全。
第二十四条 为了切实做好学院的资产使用管理工作,资产处将每年进行四次仪器设备抽查及设备使用情况的跟踪检查,并将结果及时通报。
第七章 固定资产的调拨及借用
第二十五条 本着资源共享、勤俭办学的原则,充分发挥现有资产的潜力,资产处及归口管理部门对各使用部门的各类资产可以进行有序的调配,各使用部门无权自行调配。人员变动所用资产原则留原部门后续人员接用,如原岗位取消,资产处将所用资产收回,人员调动到新岗位后再根据工作需要申请所需资产。
1 固定资产归口管理部门对内部调剂的资产,填写《固定资产调拨单》,经调出、调入部门负责人、分管院长签字,经资产处审核作为记账凭证,登记有关账簿。
2、使用人员发生变动,应及时办理交接手续,变更固定资产卡片记录。
第二十六条 各系(部)或行政等部门需要借用教学或办公用资产时,需提前向归口管理部门提出申请,履行手续后方可借用。借用后按期完好无损归还。
第八章 固定资产处置
第二十七条 固定资产处置是指学院对各类固定资产进行产权转移或注销的行为,包括无偿调拨、出售、报废、毁损等。
第二十八条 处置固定资产要符合下列条件:
1、使用管理部门提出申请,填写固定资产处置单。
2、归口管理部门组织技术鉴定。
3、分管院长签属意见。
4、资产处审核。
5、主管院长审批。
6、根据批复处置固定资产。
第二十九条 凡固定资产达到下列情况之一的,可以申请办理报废、报损手续:
1、使用期超过规定年限,已不能达到应有的技术指标。
2、损坏严重无法修复,或修理费用昂贵没有修理价值。
第三十条报废的固定资产一律由资产处收回统一处理,残值上交财务处,作为更新改造基金的补充。
第三十一条 固定资产遗失或失窃,由使用该资产的部门提交报失申请报告,经归口管理部门、分管院长签字,并附资产失窃的详细说明及有关证明材料、保卫处意见,填写《固定资产损坏丢失报告单》上报资产处。固定资产因人为因素发生损坏或丢失属责任事故,应追究责任人和有关部门负责人的责任,并按规定予以赔偿。
第三十二条 赔偿处理意见经院领导审批后,由资产处统一开出《固定资产损坏丢失赔偿通知单》。相关部门的固定资产管理员接到赔偿通知单后,负责通知责任人及时办理赔偿缴款手续。对无故拖延,在三个月内仍不执行赔偿处理决定的,将由资产处从责任人收入中扣除。若赔偿金额较大,一次性缴清确有困难者,经资产处上报院领导审批,可以在半年内分期缴纳。仪器设备损坏或丢失赔偿费用只能用现金支付,不得用公款(如:科研经费、创收经费等)支付。
第三十三条 固定资产赔偿按以下原则进行计价:
1、损坏零部件的,只计算零部件的损失价值。
2、局部损坏可修复的,只计算修理费。
3、损坏后质量明显下降但尚能使用的,可酌情计算损失价值。
4、丢失的固定资产按新旧程度合理折旧后计算损失价值。
第三十四条 对发生固定资产损坏或丢失事故,隐瞒不报的,一经查出,除予以赔偿外,将追究使用部门固定资产管理员及部门负责人的责任,并进行严肃处理。
第三十五条 当固定资产损坏、丢失的赔偿缴款手续在资产处办理完毕后,依据赔偿处理意见及财务缴款凭据核减明细帐。
第九章 固定资产盘点
第三十六条 固定资产盘点流程:
1、为了保证学院资产的安全和完整,必须要对资产实行定期和不定期的跟踪和盘点。
2、每年定期清查盘点两次,即每年六月和十二月份各一次。
3、固定资产盘点具体时间由资产处提前通知各归口部门,各部门要提前做好与盘点相关的准备工作,保证盘点工作顺利进行。
4、盘点的方式采取逐项、逐部门、逐楼、逐教室盘点和部分抽查盘点相结合,资产处盘点和归口管理部门盘点相结合。
5、在盘点中如发现没有经过资产处办理相关手续私自调换和借用、外借资产的部门或个人,将追究部门和个人责任。
第十章 固定资产账务处理
第三十七条 学院按以下要求设置固定资产账簿和卡片:
1、资产处设置、登记固定资产分类明细账、分户明细账。
2、归口管理部门和使用部门设置分类明细账。
第三十八条 明细账薄应按类别设置帐户及汇总,反映各类固定资产的数量和金额。固定资产卡片设立资产编号,登记名称、规格、型号、厂家、数量、单价、金额等信息,做到一物一卡,由本部门负责人、管理员、使用人员签字。固定资产卡片使用部门和资产处各一份。
第三十九条 固定资产增加、处置,由使用部门如实填写相关凭单和办理手续,一式四份,经使用部门、归口管理部门、资产处有关人员签字,作为记账依据,分别登入有关账簿。
第四十条 各级管理人员应定期核对账、卡、物,保证账账、账卡、账物相符。
第十一章 附 则
第四十一条 本办法未尽事宜由资产处负责解释。